O que é o ciclo PDCA?
O PDCA (Plan-Do-Check-Act) é um processo de gerenciamento de qualidade que foi desenvolvido pelo engenheiro industrial americano Walter A. Shewhart e popularizado pelo gerente de qualidade japonês William Edwards Deming.
O PDCA é um processo cíclico que ajuda a garantir que a qualidade seja mantida e aprimorada continuamente.
O ponto principal de um programa de melhoria contínua consiste no pensamento de que não existe nada (nenhum processo) que seja perfeito, portanto, pode e deve ser melhorado.
Onde o ciclo PDCA é utilizado?
O PDCA é muito utilizado no sistema Toyota de produção e seus derivados como o Lean, mas também pode ser utilizado em qualquer organização independente da área de atuação e até mesmo na vida pessoal como será mostrado mais adiante.
Como você poderá notar abaixo a representação gráfica é exatamente um círculo, ou seja, não há fim, pois sempre haverá melhorias a serem feitas.
Como funciona o ciclo PDCA (etapas)
O ponto principal de um programa de melhoria contínua consiste no pensamento de que não existe nada (nenhum processo) que seja perfeito, portanto, pode e deve ser melhorado.
Planejar
Na fase de planejamento do ciclo, se destaca uma equipe que escolhe um processo (geralmente crítico) para ser melhorado, ou um problema existente que precise ser minimizado. O processo escolhido pode ser uma atividade, um método, uma linha de montagem e assim por diante. Este processo é desenhado e analisado por meio das diversas técnicas da administração da produção. Estabelecem-se padrões de medidas e metas qualitativas e quantitativas que deverão ser alcançadas. Feito isso, desenvolve-se um plano de ação, sempre adotando parâmetros quantificáveis de acompanhamento. Por exemplo, um processo de pintura eletrostática foi escolhido em função do alto custo da matéria-prima. O processo, após análise, demonstra estar consumindo 10% de pó além das especificações do fornecedor. A meta é reduzir este gasto pela metade e o plano de ação consiste na implantação de um controle estatístico de processo para assegurar que a espessura da camada de tinta permaneça dentro das tolerâncias especifiicadas (muitas peças colhidas em amostragem durante a verificação do processo apresentavam camada de tinta mais espessa do que o nível superior da especificação).
Fazer
Nesta fase, com o plano de ação sido definido, é hora de fazer com que ele entre na prática. Qualquer profissional de melhoria contínua sabe como é difícil implementar planos e romper a resistência e ceticismo natural das pessoas na organização. É importante colher dados de medidas, continuamente, e documentar as mudanças no processo. Uma boa estratégia, quando se inicia um programa de melhoria contínua, é escolher, na fase anterior de planejamento, processos e problemas fáceis de resolver. O sucesso das primeiras ações serve de treino e incentivo à equipe responsável.
Verificar
Concluído os dois passos anteriores é hora de verificar os resultados alcançados na implementação do plano. Se existirem grandes distorções para alcançar os resultados, pode ser necessário retornar à primeira fase (P) e alterar, ou refazer, o plano inicial. Caso os resultados obtidos sejam considerados satisfatórios, em relação às metas estabelecidas, o programa deve prosseguir para a próxima fase.
Agir (corretivamente)
Comprovando a eficácia do plano adotado e implantado, é necessário torná-lo padrão na empresa. Nesta fase, o novo procedimento é documentado, com o objetivo de garantir que ele sempre seja utilizado (É aí que entra o trabalho padronizado), a partir de então e até que uma nova melhoria o modifique. Os responsáveis pela melhoria contínua na empresa sabem, por experiência própria, que existe uma tendência de os processos voltarem à situação anterior quando a equipe de melhoria contínua deixa o local. Por isso, esta fase é tão importante. Ela garante que as mudanças que resultaram em melhoria sejam internalizadas nos processos produtivos padronizados adotados pela empresa. Mas, no caso de uma mudança proposta não ter proporcionado os resultados esperados, esta etapa envolve o retorno à situação anterior, para evitar que os ajustes ineficazes sejam incorporados à forma habitual de se fazer as coisas na organização.
Como é possível observar o ciclo PDCA, de melhoria contínua, mantém estreito vínculo com as atividades essenciais da administração, preconizadas como sendo: planejamento, organização, liderança e controle. O que torna o ciclo PDCA tão especial é, justamente, a idéia de que as atividades de melhoramento devem ocorrer em ciclos, que envolvem a o planejamento e experimentação com inovações, mas também etapas de consolidação dos benefícios obtidos ou reavaliação de mudanças que não trouxeram os resultados esperados. Trata-se de um ciclo porque, ao encerrar a etapa de avaliação (a última do ciclo), deve-se estar pronto para iniciar uma nova etapa de planejamento, a que os profissionais de produção chamam de “rodar” o ciclo PDCA.
O ciclo PDCA e o Kaizen
O ciclo PDCA e o Kaizen são métodos de gerenciamento que visam a melhoria contínua de processos, produtos e serviços. No entanto, existem algumas diferenças entre eles.
O PDCA é um método que foi desenvolvido por Edwards Deming e se tornou conhecido como o Ciclo de Deming ou o Ciclo PDCA. Ele consiste em quatro etapas: Planejar, Executar, Verificar e Ajustar. O objetivo do PDCA é permitir que as organizações melhorem continuamente seus processos através da identificação de problemas e da implementação de soluções.
Por outro lado, o Kaizen é uma filosofia de gerenciamento que enfatiza a melhoria contínua através da participação ativa e comprometida de todos os funcionários da empresa. O Kaizen acredita que, através da eliminação de desperdícios e da simplificação de processos, é possível aumentar a eficiência, a qualidade e a satisfação dos clientes. Enquanto o PDCA é um método específico de gerenciamento, o Kaizen é uma filosofia de gerenciamento que pode ser aplicada a qualquer processo ou sistema.
Em resumo, o PDCA é um método que visa a melhoria contínua de processos através da identificação de problemas e da implementação de soluções, enquanto o Kaizen é uma filosofia de gerenciamento que enfatiza a eliminação de desperdícios e a simplificação de processos para aumentar a eficiência, a qualidade e a satisfação dos clientes. Ambos os métodos são frequentemente utilizados em conjunto para promover a melhoria contínua nas organizações.
Exemplo de PDCA numa fábrica
A O exemplo a seguir é básico, mas serve para uma orientação caso vá utilizar na empresa que trabalha
Planejar (Plan): A equipe de gerenciamento da fábrica define claramente os objetivos e metas que deseja alcançar, que são aumentar a eficiência da produção em 10% e reduzir o tempo de setup em 20%. Além disso, a equipe planeja as ações que serão implementadas para atingir esses objetivos, como o reordenamento da linha de produção e ou a instalação de novos equipamentos.
Executar (Do): A equipe implementa as ações planejadas e inicia a produção utilizando o novo layout e os novos equipamentos. Durante este período, os dados de produção são coletados e registrados.
Verificar (Check): A equipe avalia os resultados obtidos com as ações implementadas e compará-los com os objetivos e metas estabelecidos. Eles descobrem que a eficiência da produção aumentou em 8% e o tempo de setup foi reduzido em 15%.
Ajustar (Act): A equipe toma medidas para ajustar o processo de produção de acordo com os resultados obtidos na etapa de verificação. Isso pode incluir modificar as ações implementadas ou redefinir os objetivos e metas. Depois de completar uma volta inteira pelo ciclo PDCA, a equipe deve começar de novo pela etapa de Planejamento e continuar a melhorar continuamente o processo de produção.
Outro exemplo
Um processo de atendimento ao cliente em uma empresa de telefonia:
Planejar (Plan): A equipe de gerenciamento da empresa de telefonia define claramente os objetivos e metas que deseja alcançar, que são reduzir o tempo de espera dos clientes em 50% e aumentar a satisfação dos clientes em 10%. Além disso, a equipe planeja as ações que serão implementadas para atingir esses objetivos, como o treinamento dos atendentes e a implementação de novas tecnologias de atendimento ao cliente.
Executar (Do): A equipe implementa as ações planejadas e inicia o atendimento ao cliente utilizando as novas tecnologias e os atendentes treinados. Durante este período, os dados de atendimento ao cliente são coletados e registrados.
Verificar (Check): A equipe avalia os resultados obtidos com as ações implementadas e compará-los com os objetivos e metas estabelecidos. Eles descobrem que o tempo de espera dos clientes foi reduzido em 40% e a satisfação dos clientes aumentou em 8%.
Ajustar (Act): A equipe toma medidas para ajustar o processo de atendimento ao cliente de acordo com os resultados obtidos na etapa de Verificação. Isso pode incluir modificar as ações implementadas ou redefinir os objetivos e metas. Depois de completar uma volta inteira pelo ciclo PDCA, a equipe deve começar de novo pela etapa de Planejamento e continuar a melhorar continuamente o processo de atendimento ao cliente.
E na vida pessoal?
O ciclo PDCA assim como diversas técnicas ligadas a engenharia de produção podem e devem ser aplicadas na vida pessoal. Isso é algo fantástico que eu mesmo já apliquei em várias situações da minha vida pessoal e posso garantir que funcionam muito bem promovendo um bem estar muito grande:
Planejar (Plan): Você define claramente os objetivos e metas que deseja alcançar, que são perder 10 quilos em um ano e exercitar-se três vezes por semana. Além disso, você planeja as ações que serão implementadas para atingir esses objetivos, como se inscrever em uma academia e seguir uma dieta saudável.
Executar (Do): Você implementa as ações planejadas e começa a exercitar-se e seguir uma dieta saudável. Durante este período, você registra os seus progressos e as suas refeições.
Verificar (Check): Você avalia os resultados obtidos com as ações implementadas e os compara com os objetivos e metas estabelecidos. Você descobre que perdeu 8 quilos em um ano e tem exercitado-se duas vezes por semana.
Ajustar (Act): Você toma medidas para ajustar o seu plano de exercícios e alimentação de acordo com os resultados obtidos na etapa de Verificação. Isso pode incluir modificar as ações implementadas ou redefinir os objetivos e metas. Depois de completar uma volta inteira pelo ciclo PDCA, você deve começar de novo pela etapa de Planejamento e continuar a melhorar continuamente a sua saúde física.
Quais os benefícios e quais possíveis desvantagens do Ciclo de Deming
Agora, vamos discutir alguns dos benefícios do ciclo PDCA :
- Pode ajudar a reduzir custos e reduzir o desperdício de recursos
- Pode aumentar os lucros e alcançar objetivos
- Também apóia a melhoria constante dos processos organizacionais
- Também auxilia no reconhecimento mais rápido de erros, permitindo assim uma correção mais rápida.
Algumas possíveis desvantagens do ciclo PDCA são:
- Uma implementação inadequada pode ser contraproducente
- Alguns também acreditam que isso pode dificultar o pensamento pronto para uso em certas situações e restringir o foco às quatro etapas
- Há argumentos de que o processo pode ser demorado
- O processo pode não focar muito nos recursos humanos envolvidos.
Conclusão
O ciclo PDCA assim como diversas técnicas da engenharia de pprodução são extremamente úteis em qualquer aspecto de uma organização sendo ela com ou sem fins lucrativos, assim como na vida pessoal.
Comece hoje mesmo a exercitar essa técnica em sua vida e não tardará a colher bons frutos
Caso tenha alguma dúvida de como aplicar essa técnica entre em contato conosco kleber@furlani.eng.br ou pelo Telegram @furlaniconsultoria. Posso ajudar você a dar um novo rumo a sua vida pessoa e profissional.
Acesse também as redes sociais e fique por dentro de outras técnicas da engenharia de produção que você pode aplicar em sua vida pessoal.
Meu nome é Kleber Furlani sou formado em engenharia mecânica com pós-graduação em gestão de projetos e processos organizacionais. Possuo mais de 30 anos em manufatura e mais de 20 anos em gestão Lean, gestão de processos e gestão do conhecimento. Trabalho para que pessoas e empresas usufruam de todo potencial das técnicas da engenharia de produção.
