Gestão de mudanças: como a abordagem correta pode ajudar sua empresa a prosperar

Gestão de mudanças: um guia para a implantação

A associação entre a gestão de mudanças e o lean manufacturing pode tornar-se uma poderosa aliança para alavancar a produtividade na sua empresa.

Entenda o que é gestão de mudanças e sua relação com a produtividade nas empresas e na vida pessoal.

A gestão de mudanças é um processo que ajuda as organizações a lidar com as mudanças em seus negócios. Isso inclui a identificação de mudanças necessárias, a comunicação das mudanças aos funcionários e a implementação das mudanças de forma eficaz.

A gestão de mudanças bem administrada pode ajudar as organizações a se adaptarem a variações no mercado, melhorar a eficiência dos processos internos e a aumentar a satisfação dos clientes. E se associada ao Lean manufacturing a empresa pode tornar-se um verdadeiro modelo de produtividade e eficiência a ser seguido. No entanto, a gestão de mudanças pode ser desafiadora e é importante que as organizações tenham uma abordagem estruturada e eficaz para lidar com mudanças.

Existem várias abordagens para a gestão de mudanças, mas destaco aqui as duas principais sendo o modelo de Kotter, que envolve oito etapas, sendo elas: estabelecer um senso de urgência, formar uma coalizão de liderança, criar uma visão compartilhada, comunicar a visão, capacitar os outros a agir na visão, criar vitórias de curto prazo, consolidar ganhos e produzir mais mudanças e ancorar novas abordagens na cultura da organização. E o modelo ADKAR, que se concentra em cinco áreas: conscientização da necessidade de mudança, desejo de mudança, conhecimento das habilidades necessárias para mudar, capacidade de mudar e reforço para manter a mudança.

O Modelo de Kotter

O modelo de Kotter, também conhecido como o Modelo de oito etapas para mudança organizacional, foi desenvolvido pelo professor de Harvard Business School, John Kotter, e é amplamente utilizado como uma abordagem para gerenciar mudanças organizacionais. O modelo de Kotter é composto por oito etapas que, se seguidas corretamente, podem ajudar uma organização a implementar mudanças com sucesso.

As oito etapas do modelo de Kotter são:

Estabelecer um senso de urgência: criar um senso de urgência para a mudança é importante para motivar as pessoas a agir. A liderança deve comunicar a necessidade de mudança de maneira clara e convincente.

  1. Estabelecer um senso de urgência: criar um senso de urgência para a mudança é importante para motivar as pessoas a agir. A liderança deve comunicar a necessidade de mudança de maneira clara e convincente.
  2. Formar uma equipe de pessoas influentes: a liderança deve formar uma equipe de indivíduos influentes e comprometidos com a mudança, para ajudar a liderar o processo.
  3. Criar uma cultura de visão compartilhada: a liderança deve desenvolver e comunicar uma visão clara e inspiradora do futuro da organização, que todos possam entender e apoiar.
  4. Comunicar a visão: a liderança deve comunicar a visão com frequência e de maneira clara, para que todos os funcionários entendam a direção da organização.
  5. Empoderar outras pessoas para agir na visão: a liderança deve remover obstáculos e capacitar as pessoas a agir na visão, permitindo que elas façam a diferença no processo de mudança.
  6. Criar conquistas de curto prazo: é importante criar conquistas rápidas e tangíveis para aumentar a motivação e o envolvimento das pessoas na mudança.
  7. Consolidar ganhos e produzir mais mudanças: a liderança deve consolidar as vitórias e continuar a produzir mais mudanças, com base no sucesso obtido.
  8. Apontar novas abordagens na cultura da organização: a liderança deve garantir que as mudanças sejam incorporadas à cultura da organização, de modo que sejam sustentáveis e duradouras.

O modelo de Kotter é amplamente utilizado por líderes de negócios e de organizações, pois fornece uma estrutura clara e um conjunto de etapas concretas para gerenciar a mudança de forma eficaz e duradoura.

O Modelo ADKAR

ADKAR é um modelo de gestão de mudanças criado por Jeffrey Hiatt, fundador da Prosci, uma empresa de consultoria em gestão de mudanças. O modelo ADKAR se concentra em cinco áreas-chave que as pessoas precisam passar para mudar com sucesso:

  1. Awareness (Conscientização): o primeiro passo é criar a conscientização da necessidade de mudança. As pessoas precisam entender por que a mudança é necessária e como ela afetará suas vidas.
  2. Desire (Desejo): o segundo passo é criar o desejo de mudar. As pessoas precisam estar motivadas e dispostas a mudar para que a mudança seja bem-sucedida.
  3. Knowledge (Conhecimento): o terceiro passo é fornecer o conhecimento necessário para mudar. As pessoas precisam saber como mudar e o que   fazer para ter sucesso.
  4. Ability (Capacidade): o quarto passo é capacitar as pessoas para mudar. Isso inclui fornecer o treinamento e o suporte necessários para garantir que as pessoas tenham as habilidades e competências necessárias para mudar.
  5. Reinforcement (Reforço): o quinto e último passo é garantir que a mudança seja reforçada e sustentada. Isso envolve garantir que as pessoas tenham feedback contínuo, reconhecimento e incentivos para manter a mudança a longo prazo.

O modelo ADKAR é eficaz para gerenciar mudanças em uma organização, pois fornece uma estrutura clara para ajudar as pessoas a mudar com sucesso. Ao seguir esses cinco passos, as organizações podem garantir que as pessoas estejam preparadas e motivadas para mudar, e que tenham as habilidades e suporte necessários para ter sucesso.

Ao implementar uma gestão de mudanças eficaz, as organizações devem garantir que todos os funcionários sejam informados sobre as mudanças e sejam capacitados a trabalhar de acordo com elas. Isso envolve a comunicação clara dos objetivos da mudança e os benefícios que ela trará, bem como a realização de treinamentos para garantir que todos tenham as habilidades necessárias para trabalhar com as novas mudanças.

Também é importante ter um plano de contingência em caso de problemas inesperados durante o processo de mudança. Isso pode ajudar a minimizar os impactos negativos da mudança e garantir que a organização possa continuar operando de forma eficaz.

Alguns exemplos práticos

Para esclarecer um pouco mais abaixo apresento algumas aplicações práticas de como a gestão de mudanças pode ser implementada em uma organização:

  1. Mudança de sistema de gerenciamento de projetos: A empresa decide mudar para um novo sistema de gerenciamento de projetos para melhorar a eficiência e a colaboração. A gestão de mudanças envolve a comunicação clara das razões da mudança para os funcionários, a realização de treinamento para garantir que todos estejam confortáveis usando o novo sistema e a implementação gradual do novo sistema para minimizar os impactos negativos na produtividade.
  2. Reestruturação organizacional: Essa talvez seja um exemplo que ajuda muito as empresas uma vez que é hora de reestruturar uma equipe para melhor atender às necessidades dos clientes. A gestão de mudanças envolve a comunicação clara dos objetivos da reestruturação, a identificação de novas funções e responsabilidades para os funcionários e a realização de treinamento para garantir que todos estejam equipados para trabalhar efetivamente em suas novas funções.
  3. Mudança de processo de produção: a melhor parte é quando uma empresa decide mudar seu processo de produção para melhorar a eficiência e reduzir custos. A gestão de mudanças envolve a comunicação clara dos objetivos da mudança, a identificação de quais processos precisam mudar e a realização de treinamento para garantir que todos os funcionários saibam como trabalhar conforme os novos processos.
  4. Mudança de cultura organizacional: Talvez o mais complicado processo de gestão de mudanças é quando uma empresa decide mudar sua cultura organizacional para se tornar mais inovadora e ágil. A gestão de mudanças envolve a comunicação clara dos objetivos da mudança, a identificação de quais comportamentos e valores precisam mudar e a realização de treinamentos para capacitar os funcionários a trabalhar segundo a nova cultura organizacional.

Estes são apenas exemplos básicos para situar você no contexto e ajudar na compreensão da gestão de mudanças. É sempre importante frisar que cada mudança é única e deve ser abordada de maneira específica, mas as abordagens gerais para a gestão de mudanças podem ser adaptadas para atender às necessidades de cada organização.

Qual sistema é o melhor ADKAR ou o modelo de Kotter

Há sempre dúvidas em qual modelo de gestão deve ser adotado nas empresas e isso é comum, porém nestes casos apresentados não é uma questão de qual sistema é melhor, pois os dois modelos (ADKAR e o modelo de Kotter) têm seus pontos fortes e são úteis em diferentes situações.

O modelo ADKAR é mais focado em indivíduos e em como eles passam pelo processo de mudança. Ele é útil quando a mudança envolve indivíduos específicos em uma organização. O modelo ADKAR é uma boa opção para ações de treinamento, desenvolvimento de habilidades e para situações em que uma mudança está mais concentrada nas pessoas do que no processo.

Já o modelo de Kotter é mais abrangente e aborda o processo de mudança organizacional na totalidade. Ele é mais adequado para situações em que a mudança afeta toda a organização e envolve uma transformação mais ampla, como a mudança da cultura organizacional. O modelo de Kotter oferece uma estrutura clara para liderar a mudança, que envolve todo o ecossistema da organização.

Ambos os modelos são eficazes em diferentes contextos, e muitas organizações combinam elementos de ambos para gerenciar mudanças de maneira mais eficaz. A escolha do modelo a ser utilizado dependerá do contexto da mudança, do tamanho da organização, dos objetivos específicos e das necessidades dos envolvidos.

Como iniciar uma gestão de mudanças

Iniciar uma gestão de mudanças requer planejamento e preparação cuidadosos para garantir que a mudança seja bem-sucedida. Aqui estão algumas etapas que podem ajudar a iniciar uma gestão de mudanças:

  1. Identificar a necessidade de mudança: o primeiro passo é identificar por que a mudança é necessária e   o que precisa mudar. Isso pode incluir mudanças em processos, tecnologia, cultura, estrutura organizacional ou outras áreas. É importante ter uma compreensão clara do problema e da visão para a   mudança.
  2. Criar uma equipe de liderança: uma equipe de liderança comprometida e engajada é fundamental para liderar a mudança. A equipe deve ter a capacidade de liderar e influenciar outros membros da organização e deve incluir representantes de diferentes áreas da empresa.
  3. Comunicar a necessidade de mudança: a liderança deve comunicar a necessidade de mudança de maneira clara e convincente, explicando por que a mudança é necessária e os benefícios que a organização obterá com a mudança.
  4. Desenvolver um plano de mudança: um plano de mudança é essencial para garantir que a mudança seja bem-sucedida. O plano deve incluir objetivos claros, um cronograma para a mudança, as pessoas e recursos necessários e as etapas a serem tomadas para implementar a mudança.
  5. Identificar os impactos da mudança: é importante entender os impactos da mudança na organização e nas pessoas envolvidas. Isso pode incluir mudanças em processos, cargos, funções, responsabilidades, habilidades e competências. É importante ter um plano para ajudar as pessoas a lidar com esses impactos e garantir que elas estejam preparadas para a mudança.
  6. Implementar a mudança: uma vez que o plano de mudança tenha sido desenvolvido, é hora de implementar a mudança. É importante    envolver todos os membros da organização e garantir que eles entendam o papel que desempenham na mudança. A liderança deve monitorar o progresso da mudança e ajustar o plano, se necessário.
  7. Celebrar o sucesso: uma vez que a mudança tenha sido implementada com sucesso, é importante reconhecer e celebrar o sucesso. Isso pode ajudar a reforçar a cultura de mudança e motivar as pessoas a continuar a mudança.

Conclusão

Iniciar uma gestão de mudanças pode ser desafiador, mas seguindo essas etapas, a organização pode aumentar as chances de sucesso na implementação da mudança.

O apresentado neste texto nada mais é do que um conjunto de ações que auxiliam no processo de implementação do lean manufacturing nas empresas e deve ser utilizado em sua totalidade.

Nos eventos kaizens que fizemos nas empresas seguimos esses passos para que as pessoas se sintam parte do processo e a organização seja vista de uma forma holística, não apenas como silos e feudos tão facilmente encontrados em empresas com sistema de gestão tradicional.

O lean manufacturing é extraordinário e somado a outras técnicas impulsionam cada vez mais as empresas no mundo inteiro a produzir mais com baixos investimentos.

Lembre-se: Hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje.

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